Datenschutzhinweise für Online-Meetings und Videokonferenzen Für Online-Meetings und Videokonferenzen („Videokonferenzen“) verwenden wir Cisco Webex Meetings („Webex“). Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Webex“. Der Dienst wird bereitgestellt von Telekom Deutschland GmbH („Telekom“) in Kooperation mit Cisco International Ltd., United Kingdom („Cisco“) – Cisco Webex Conferencing & Collaboration Zweck der Verarbeitung Wir nutzen „Webex“ um „Videokonferenzen“ bereitzustellen und durchzuführen. Verantwortliche Stelle Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Videokonferenzen“ steht, ist die MPF AG. Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Webex“ aufrufen, ist der Anbieter von „Webex“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Webex“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Webex“ herunterzuladen. Sie können „Webex“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Webex“-App eingeben. Wenn Sie die „Webex“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Webex“ finden. Welche Daten werden verarbeitet? Bei der Nutzung von „Webex“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional). Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen. Hinweis: Meetingdaten werden nach 30 Tagen vom Anbietenden gelöscht. Die Übertragung von Inhaltsdaten erfolgt verschlüsselt. Der Schlüssel ist nur während des jeweiligen Meetings gültig. Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden. Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einer „Videokonferenz“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der „Videokonferenz“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Webex“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Hinweis: Es werden keine Audio- und/oder Videodaten durch die MPF AG aufgezeichnet. Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Nicht durchgeführt werden Anlageberatung und die Entgegennahme von Wertpapierorders (Annahme, Übermittlung und Ausführung von Aufträgen). Umfang der Verarbeitung Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einer „Videokonferenz“ erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Hierüber werden wir Sie ggf. vorab transparent informieren. Wenn Sie bei „Webex“ als Benutzer:innen registriert sind, dann können Berichte über „Videokonferenzen“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Webex“ gespeichert werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i. S .d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der MPF AG verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Webex“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Webex“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Videokonferenzen“. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Videokonferenzen“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Videokonferenzen“. Empfänger:innen/Weitergabe von Daten Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Videokonferenzen“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Videokonferenzen“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kund:innen, Interessent:innen oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Weitere Empfänger:innen: „Webex“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Webex“ vorgesehen ist. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union „Webex“ ist ein Dienst, der von einem Anbietenden aus Großbritannien erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit „Telekom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag zur Nutzung von „Webex“ geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. „Cisco“ als Anbietender von „Webex“ ist vertraglich genehmigte/r Unterauftragnehmer/in. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Die Rechenzentren für die Nutzung von „Webex“ Meetings stehen in den Niederlanden, Großbritannien und Deutschland. (Stand 16.03.2021) Ihre Rechte als Betroffene:r Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden. MPF AGChristine MühlbergerOhligsmühle 3, 42103 Wuppertalchristine.muehlberger@mpf-ag.de Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Ihre Pflichten als Teilnehmer:in von „Videokonferenzen“ Die Nutzung von Videokonferenzsystemen birgt aufgrund der Übertragung von Bild und Ton Risiken für den Schutz der Privatsphäre, z. B. durch unvorteilhafte Kameraausrichtung (u.a. Einblicke in private Details im Wohnraum).verfrühte, unerwünschte Bild- und Tonübertragung zu Beginn der Teilnahme an der Videokonferenz.Mitnahme der Geräte in ungeeignete oder von Dritten belegte Räume.außerplanmäßiges Erscheinen Dritter per Bild und/oder Ton. Bitte achten Sie darauf, Ihre Privatsphäre zu schützen, z. B. durch adäquat geschaffene Arbeitsplatzsituationen, d.h. möglichst isoliert von privaten Details (bzgl. Bild) und von Dritten (bzgl. Ton), bspw. durch den Einsatz von Sichtschutzmaßnahmen: Paravent, virtuelle Hintergründe.Deaktivierung von Bild- und Tonübertragung bei Einwahl/Teilnahme (i. S. Standardeinstellung) und selbstbestimmte Aktivierung nach erfolgreichem Eintritt in die Konferenz. Löschung von Daten Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Beschwerderecht Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Änderung dieser Datenschutzhinweise Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf unserer Internetseite mpf-ag.de Stand: 24. März 2021